Het schooljaar gaat al weer bijna beginnen!
Daarom lijkt het me een goed moment om eens te kijken naar hoe ICT je kan helpen bij je klassenmanagement. Vandaag het eerste artikel, waarin ik je vertel hoe je eenvoudig de overdracht met je duo-collega kunt doen.

Het belang van een goede overdracht

Als jij met een duo-collega werk, dan weet je hoe belangrijk het is om een goede overdracht te krijgen.
Je wilt vertellen welke activiteiten je hebt gedaan, hoe die activiteiten zijn gegaan en waar nog extra aandacht aan besteed moet worden. Misschien geef je aan wat de ander zou kunnen doen als aanvulling of vervolg op jouw activiteiten.
Natuurlijk wil je ook essentiële informatie over de leerlingen delen. Soms zijn er ook met ouders dingen gebeurd die je collega moet weten.
Kortom, in een overdracht moet veel verschillende info gedeeld worden, die voor je collega overzichtelijk moet zijn.

Maar er is zoveel te vertellen over de dagen waarin je gewerkt hebt. Hoe zorg je dat je alle belangrijke dingen verteld, zonder dingen te vergeten, maar ook zonder dat het een onoverzichtelijk boekwerk is?

Via de mail

Van de week las ik op Facebook een bericht van een leerkracht die meestal een mail stuurt naar haar collega om de overdracht te doen. Ze kwam er regelmatig achter dat ze iets was vergeten te vertellen in de overdracht, terwijl ze de mail net verstuurd had.

Andere duo’s doen de overdracht via de telefoon. Prima natuurlijk, maar lastig als er niets opgeschreven staat. Daarnaast kost het ook best wat tijd.

Via de groepsmap kun je natuurlijk ook je overdracht doen. Maar dat betekent dat je collega de overdracht past leest als hij/ zij weer op school is.

Dat moet toch makkelijker kunnen? En ja, ik denk dat er inmiddels een heel eenvoudige manier is.

Office 365

Met de huidige middelen die we hebben op het gebied van ICT, kan de overdracht simpeler. Door ICT te gebruiken wordt de overdracht eenvoudig toegankelijk, vanaf elke locactie, op elk tijdstip.

Op veel scholen wordt inmiddels gewerkt met Office 365 of met Google for Education.
Met beide programma’s kun je eenvoudig aan de slag.
In dit artikel richt ik me op Office 365, maar dezelfde principes gelden voor Google for Education.

Als je met Office 365 werkt, gebruik je in ieder geval de mailmogelijkheden. Maar Office 365 biedt nog zoveel meer.
Er zijn een paar mogelijkheden binnen Office 365 om de overdracht op een eenvoudige manier te kunnen doen.

Gedeeld Word-docment

Je kunt bijvoorbeeld een gedeeld Word-document maken.
Eén van de 2 maakt in de online omgeving van Office 365 een Word document aan. Je gaat naar de online omgeving via https://www.office.com. Log in met je mailaccount.

Na inloggen kom je op het Digiplein. Dit is het dashboard waar je al je online Office 365 apps vindt. Het kan zijn dat jij andere apps ziet dan in de afbeelding. Dit ligt aan welke apps door jullie beheerder open zijn gezet.

Klik nu op het icoontje van OneDrive.
OneDrive is een map waarin je je persoonlijke documenten opslaat. Door op het pijltje bovenaan te klikken naast nieuw, kun je nu een nieuw Word document openen.

In dit document kun je nu je overdracht schrijven. Heb je je document klaar? Klik dan bovenaan op delen en vul daar het mailadres van je collega in. Als je op verzenden klikt, ontvangt je collega een bericht in haar mail. Door het vanuit daar te openen, kunnen jullie nu samen in dit document werken. Dat kan zelfs gelijktijdig!

Bij degene die het document maakt, blijft het gewoon staat in de OneDrive. Het blijft jouw document, jij bent de eigenaar.
Bij de ontvangende collega komt het document ook in OneDrive te staan, maar dan onder het kopje Gedeeld.

Aan jullie om nu te kijken wat je handig vindt:
– Elke week een nieuw stukje in dit document. Mijn advies is om dit dan steeds boven de vorige overdracht te doen, zodat je de meest actuele overdracht altijd bovenaan hebt staan.
– Elke week een nieuw document. Je kunt dan eventueel een soort basisdocument maken, waarin je de kopjes van je overdracht maakt, bijvoorbeeld activiteiten, nog te doen, leerlingen, ouders. Dit basisdocument kopieer je dan elke week en geeft het de naam van die week, waarna je de overdracht invult. Kopiëren doe je door het bestand te openen en dan te kiezen voor Opslaan als of Een kopie opslaan. Zorg dat je de kopie meteen de goede naam geeft.

Het nadeel van deze manier van werken is dat je elke toch elke week een berichtje moet sturen dat het bestand bijgewerkt of gemaakt is. Voordeel is dat je eenvoudig dingen toe kunt voegen gedurende de week.

OneNote

OneNote is een soort notitieblok in Office 365. Het fijne is dat je daarin meerdere secties kunt maken en per sectie meerdere pagina’s. Ook een OneNote kun je, net als een Word-document delen.
Het geeft je net iets meer mogelijkheden om je overdrachten per week te maken, terwijl je ze wel allemaal bij elkaar in één document hebt.
Daarnaast biedt OneNote je heel veel extra’s: je kunt er in tekenen, je kunt eenvoudig een document toevoegen waar je naar wilt verwijzen. Het gaat te ver om dat hier allemaal nu te vertellen…. (kom ik vast een keer op terug in een ander artikel!).

OneNote open je op dezelfde manier vanuit je dashboard in Office 365 online en je kunt het ook op dezelfde manier met elkaar delen.

Het nadeel dat je elkaar een berichtje moet sturen blijft, maar in OneNote kun je je overdracht wel goed structureren.
Wat mij betreft een net iets mooiere oplossing!

Teams

Door met Teams te werken combineer je alle voordelen van de vorige twee opties. Daarnaast kun je heel eenvoudig met elkaar chatten via het programma.
Klik via het Dashboard op Teams en maak een nieuw team. Kies voor een PLC (een Professional Learning Community). Zorg dat je beiden lid bent van het team (je kunt beiden eigenaar zijn, maar dat hoeft niet persé).

In het Team heb je nu verschillende mogelijkheden. Standaard zijn er 3 tabbladen:
– Gesprekken (hierin kun je elkaar eenvoudig berichtjes sturen, waar je een melding van krijgt)
– Bestanden (hier vind je al je documenten die je binnen het team maakt of upload)
– PLC Notebook: een OneNote die je gezamenlijk kunt gebruiken.

Binnen Teams kun je dus zowel je overdracht doen op de manier die bij jullie past, maar ook eenvoudig elkaar een berichtje sturen, je kunt met elkaar chatten, je kunt zelfs een videovergadering houden. Daarnaast kun je ook de bestanden die je gezamenlijk gebruikt opslaan.

Veel mogelijkheden dus!

Online

Doordat Office 365 online werkt, kun je dus overal en altijd bij je overdracht.
Geen gedoe meer met mailtjes die je niet terug kunt vinden, of een bijlage die je niet hebt meegestuurd.
Je hebt altijd de actuele informatie en kunt eenvoudig met elkaar in contact komen.

Hoe doe jij de overdracht?

Ik ben benieuwd: Zie jij voordelen om je overdracht online in Office 365 te gaan doen? Misschien doe je het al en heb je goede tips voor anderen?
Of heb jij een andere manier voor de overdracht die heel fijn werkt?
Deel je het met ons?